Vandaag is het clean desk day. Een goed moment om even stil te staan bij het belang van een proper bureau. Het oogt niet alleen beter, het werkt ook vlotter en zorgt voor een betere databescherming.
Wat is een clean desk policy
De betekenis laat niet veel aan de verbeelding over. Een clean desk policy wil zeggen dat wanneer je op het einde van de dag naar huis gaat, je bureau volledig opgeruimd is. Dit wil zeggen dat al het ‘overbodige’ papierwerk veilig opgeborgen is.
Waarom je een clean desk policy moet integreren binnen jouw bedrijf
Naast het feit dat het mooier oogt en vlotter werkt, heeft het nog een belangrijkere functie: het beschermen van vertrouwelijke data. Vertrouwelijke informatie is namelijk niet alleen beschikbaar op digitale apparatuur zoals computers en smartphones, maar ook op papier!
Zo worden er maar al te vaak vertrouwelijke mails, handouts, facturen of andere zaken uitgeprint omdat we ze niet mogen vergeten of op een offline plaats moeten bewaren.
Waarom zou je offline data niet op dezelfde beschermen?
Er zijn heel wat derden die toegang hebben tot het gebouw én niet bevoegd zijn om bedrijfsgevoelige documenten te bekijken. Zoals hackers onder de online bezoekers, bestaan er (helaas) ook mensen met slechte intenties die jouw bedrijf fysiek bezoeken. Het is dus heel belangrijk dat ook deze data op een veilige manier bewaard wordt.
Hoe implementeer je een clean desk policy binnen jouw bedrijf
1. Bewustwording en sensibilsering
Leg uit waarom er van de medewerkers verwacht wordt dat ze hun bureau op het einde van de dag netjes achter laten. Neem dit ook op in een officieel document zodat werknemers dit ook achteraf nog kunnen raadplegen. Tenslotte kan je dit ook opnemen in het onboarding proces voor nieuwe werknemers!
2. Zorg voor opslagruimte
Net zoals bij online dataopslag is het bij offline dataopslag belangrijk om voor voldoende opslagruimte te zorgen. Voor confidentiële informatie is deze opslag bij voorkeur ook persoonlijk en is er de mogelijkheid om dit te vergrendelen.
3. Beperk het gebruik van papier
Niet alleen voor het milieu, maar ook voor de veiligheid. In tegenstelling tot de opslag in de cloud of op een harde schijf, verhoogt de kans dat er iets gestolen wordt of verloren gaat.
Wil je meer weten over cybersecurity? Lees dan zeker deze blog!
