BelOrta migreert van VMware naar Proxmox: state-of-the-art infrastructuur voor minder geld
Key Takeaways
Uitdaging: Hardware aan het einde van de levensduur in combinatie met sterk gestegen VMware-licentiekosten na de overname door Broadcom, zonder duidelijk verlengingspad voor de bestaande VxRail-opstelling.
Oplossing: Volledige migratie naar een managed Proxmox-omgeving op nieuwe Dell-hardware, inclusief netwerkhertekening, redundant datacenter in stretched set-up, geïntegreerde back-up via Veeam en 24/7 monitoring en patching door Epact.
Resultaat: Een €30.000 besparing over vijf jaar, inclusief managed services voor die periode, tegenover een onbeheerde VMware-verlenging, een verlaagde RTO, ISO 27001-ondersteuning en een volledig ontzorgd IT-team dat zijn focus opnieuw op de business kan leggen.
Conclusie: Voor BelOrta was de overstap naar Proxmox geen budgetoefening, maar een strategische keuze voor meer controle, minder vendor lock-in en een toekomstbestendige infrastructuur. De combinatie van Epact's technische expertise, lokale aanwezigheid en volledig managed model gaf de doorslag.
BelOrta is de grootste en oudste veilingcoöperatie voor groenten en fruit van België. Vanuit de hoofdzetel in Sint-Katelijne-Waver worden jaarlijks 550.000 ton van meer dan 200 verschillende producten geveild voor meer dan duizend Belgische telers.
IT is er geen ondersteunende functie, het is de ruggengraat van het bedrijf. Het veilingplatform, de ERP-oplossing, de communicatie tussen twaalf locaties en met de eindgebruikers: alles draait op een infrastructuur die dag in, dag uit beschikbaar moet zijn.
Het IT-team van twaalf mensen beheert die omgeving in een context die allesbehalve statisch is: NIS2-compliance, voedselveiligheidsnormen, wisselende klanteneisen en een volatiele omgeving met nood aan hoge beschikbaarheid.
Toen de bestaande hardware haar levensduur naderde én de VMware-licentiekosten na de overname door Broadcom fors stegen, stond ICT Manager Tim Van Cayzeele voor een keuze met strategische implicaties.
De uitdaging: een kruispunt voor infrastructuur en virtualisatie
De bestaande opstelling bij BelOrta was gebaseerd op VMware VxRail: een co-engineered oplossing van Dell en VMware die jarenlang goed had gefunctioneerd. Maar in 2025 liepen meerdere problemen samen.
De hardware was vijf jaar oud en aan vervanging toe. Tegelijkertijd maakte de overname van VMware door Broadcom de situatie structureel onzeker: er was geen duidelijk verlengingspad meer voor VxRail-klanten en de end-of-support voor vSphere 8 staat gepland voor oktober 2027. Wie voor verlengde VMware-licenties koos, betaalde bovendien drie tot vijf keer meer dan bij de vorige contractverlenging.
BelOrta zocht een partner die niet alleen de technische migratie kon uitvoeren, maar ook het volledige beheer op zich kon nemen. Een partner die actief meedacht, niet enkel uitvoert. Daarnaast was er ook een concrete technische doelstelling: de RTO (Recovery Time Objective) verlagen ten opzichte van de bestaande situatie.
De oplossing: VMware vervangen door Proxmox
De keuze voor Proxmox was geen budgetoefening, maar het resultaat van een grondige afweging op vijf vlakken: kostprijs, technologie, functionaliteit, bedrijfszekerheid en (interne) kennis.
Uiteindelijk bleek een volledig managed Proxmox-oplossing - inclusief hardware, licenties, beheer en managed services van Epact - goedkoper te zijn dan een onbeheerde VMware-verlenging, berekend over vijf jaar. Eind 2025 werd het contract getekend en de hardware besteld bij Dell.
Begin februari werd de hardware geleverd. Wat volgde was een implementatietraject dat het BelOrta IT-team zo min mogelijk belastte. Epact voerde de installatie autonoom uit: het interne team hoefde er niet bij aanwezig te zijn. Intussen werd ook het kernnetwerk van BelOrta hertekend en versneld: een network redesign dat niet alleen de nieuwe infrastructuur ondersteunde, maar de volledige netwerkperformantie verbeterde.
Half maart volgde de go-live met handover en test-VM's. Half april was meer dan 95% van alle virtuele machines gemigreerd naar de nieuwe omgeving.
De aanpak van Epact ging verder dan hardware en hypervisor. Het lastenboek werkte elk detail uit: van stroomverbruik en koeling tot kabeltype en -lengte. De CPU-keuze werd afgestemd op de Microsoft-licentiestructuur. Licenties voor Veeam en de hypervisor werden mee opgenomen in het voorstel. En de nauwe samenwerking met Dell zorgde voor een hardware-aanbod dat scherp geprijsd was én snel beschikbaar.
“We besparen liefst €30.000 over vijf jaar tegenover een onbeheerde VMware-verlenging. We kregen dus een volledg beheerde omgeving met meer performantie voor minder geld. En met datasoevereiniteit erbovenop.”
Tim Van Caeyzeele, ICT-manager bij Belorta
Het resultaat: meer performantie voor minder geld
De resultaten zijn heel duidelijk: BelOrta bespaarde €30.000 over vijf jaar tegenover een onbeheerde VMware-verlenging, ook al is de nieuwe oplossing volledig managed.
Het datacenter werd redundant opgezet op één locatie, met stretch-mogelijkheid naar een tweede site voor hogere beschikbaarheid. We spreken over een middelgrote omgeving van een tachtigtal VMs. Het netwerk werd sneller, veiliger en volledig gedocumenteerd. Back-up is geïntegreerd via Veeam in Epact’s Cloud-in-a-Box platform, inclusief beheer, monitoring, patching, rapportering en licenties.
Maar de waarde gaat verder dan die cijfers. Tim Van Cayzeele, ICT manager bij BelOrta, vat het zo samen: "Het hele verhaal klopte. Alles was on time en on budget. De installatie verliep precies zoals vooropgesteld. Onze technische mensen liepen mee met Epact en verhoogden zo ook hun eigen kennis. En we tikken een aantal extra vinkjes af voor onze ISO 27001-certificatie rond disaster recovery, documentatie, back-ups en patching. We kozen tegen de weg die Broadcom inslaat en hebben er op deze manier ongewild een soevereine Europese softwareoplossing bij. Dit was nooit de insteek, maar gezien de huidige geopolitieke situatie is het leuk meegenomen."
Hoe is samenwerken met Epact?
Bij de keuze voor Epact als partner waren vier factoren doorslaggevend, aldus Tim Van Caeyzeele: de combinatie van hands-on expertise met Proxmox, VMware én Veeam, de nabijheid als lokale partner, het volledig managed model dat patch- en back-upbeheer uit handen neemt, en bewezen referenties in sectoren waar IT bedrijfskritisch is.
"Als ik een vraag of een probleem heb, is Epact maar één telefoontje of één bezoek van ons verwijderd", zegt Tim Van Cayzeele. "Wij kunnen focussen op onze business, zij zorgen dat onze infrastructuur optimaal is. Essentiële zaken als patch- en back-upbeheer worden uitbesteed en opgevolgd. We zijn niet langer afhankelijk van individuen bij problemen. Dat geeft rust."