De FOD Sociale Zekerheid beheert cruciale processen binnen het Belgische sociale zekerheidsstelsel. Betrouwbaarheid en continuïteit zijn geen luxe, maar absolute vereisten. De volledige IT-omgeving van de FOD wordt beheerd door een compact team dat zowel verantwoordelijk is voor servers, storage, databases, middleware als besturingssystemen.

In een context waar publieke aanbestedingen, compliance-eisen en personeelsbeperkingen dagelijkse realiteit zijn, moet elke technologische keuze daarom technisch onderbouwd, compliant en operationeel verantwoord zijn.

De uitdaging: einde contract, groeiende complexiteit

Toen het contract van het vorige back-upsysteem afliep, stond de organisatie voor een belangrijke beslissing. Een eenvoudige verlenging was niet mogelijk zonder een nieuwe publieke aanbesteding, een traject dat maanden tot zelfs een jaar in beslag kon nemen.

Maar er speelde meer dan alleen contractuele verplichtingen.

De IT-strategie evolueerde. Er werd gekeken naar Microsoft 365, mogelijke cloudmigraties en een modernisering van de serveromgeving. Het bestaande back-upsysteem, met een uitgebreide tape-infrastructuur, paste steeds minder bij die toekomstvisie. Restores waren immers afhankelijk van fysieke tapes, robotsystemen en transport tussen locaties. Wanneer een tape niet beschikbaar was, kon een eenvoudige restore uitlopen tot een halve dag (of langer) werk. Tijdens de COVID-periode werd de operationele kwetsbaarheid van zo’n fysieke aanpak nog duidelijker.

Daarbovenop werkte het team met beperkte capaciteit. Monitoring van back-ups, herstarten van jobs en opvolgen van fouten nam wekelijks meerdere uren in beslag en weekendinterventies waren geen uitzondering.

De nood was duidelijk: een flexibel, toekomstgericht en beheersbaar back-upsysteem dat zowel on-prem als cloudscenario’s kon ondersteunen, zonder extra druk op het team.

De oplossing: Veeam met managed ondersteuning

Na een marktstudie viel de keuze op Veeam als nieuw back-upplatform. Binnen het bestaande overheidslastenboek kon de oplossing worden uitgerold in samenwerking met Epact.

De nieuwe architectuur werd in nauwe afstemming uitgewerkt. Tijdens voorbereidende sessies werden de bestaande processen in kaart gebracht en werd samen bepaald hoe de nieuwe back-upomgeving optimaal kon aansluiten bij de werking van het interne team. Tijdens de implementatie waren er regelmatige overlegmomenten om configuratiekeuzes te valideren en prioriteiten bij te sturen waar nodig.

De implementatie gebeurde in co-creatie: het interne team bleef inhoudelijk betrokken bij architectuurkeuzes, validatie van configuraties en de migratiestrategie.

De overgang verliep zonder impact voor eindgebruikers. Gedurende de retentieperiode bleven oud en nieuw systeem tijdelijk naast elkaar bestaan, waarna de tape-infrastructuur definitief kon worden uitgefaseerd.

Na een initiële fase waarin het team de omgeving zelf beheerde, werd in overleg beslist om bepaalde operationele taken onder te brengen in een managed model. Vandaag is er een duidelijke taakverdeling. Epact neemt monitoring, opvolging van falende jobs, patching en rapportering op zich, terwijl het interne team zelf restores uitvoert en betrokken blijft bij beslissingen rond capaciteit en evoluties.

Die rolverdeling zorgt ervoor dat beide partijen complementair werken, zonder dat kennis of controle uit handen wordt gegeven.

Het resultaat: van halve dagen naar minuten

De impact van de modernisering is concreet voelbaar.

Waar restores vroeger afhankelijk waren van fysieke tape handling, robotica en manuele interventies, worden ze vandaag rechtstreeks vanuit disk uitgevoerd. Wachttijden van enkele uren tot een halve dag werden zo gereduceerd tot enkele minuten,  zodra de exacte vraag duidelijk is. De tijdswinst is aanzienlijk, maar vooral de voorspelbaarheid maakt het verschil.

Ook operationeel is de winst groot. Dagelijkse monitoring en manuele herstarts behoren niet langer tot de kerntaken van het team. Weekendinterventies door falende back-ups zijn verdwenen. De rust die dat brengt, weegt minstens even zwaar als de pure efficiëntiewinst.

De maandelijkse rapportering is niet louter een rapportmoment, maar een vast overlegmoment waarin prestaties, aandachtspuntenen optimalisaties samen worden besproken. Afspraken rond patching en onderhoud zijn vastgelegd in een gezamenlijke kalender, en afwijkingen of bijzonderheden worden structureel opgevolgd.

Het systeem is niet alleen performanter, maar ook structureel beheersbaar en auditvriendelijk. De organisatie zette bovendien een definitieve stap weg van fysieke tape, een belangrijke moderniseringsstap in het licht van toekomstige cloudinitiatieven.

Hoe is samenwerken met Epact?

“Binnen een overheidscontext waar procedures en goedkeuringstrajecten vaak complex zijn, is een flexibele en responsievepartner essentieel”, vertelt Tino Sas, Infrastructure manager bij de FOD Sociale Zekerheid.

“Daarom ben ik ook heel tevreden over de samenwerking met Epact. Niet als externe leverancier op afstand, maar als een verlengstuk van het interne team. Er is rechtstreeks contact, korte communicatielijnen en duidelijke escalatiepaden. Beslissingen worden afgestemd, niet opgelegd.”

“Het managed model creëert voorspelbaarheid en duidelijke verantwoordelijkheden, wat vertrouwen geeft, ook buiten de kantooruren. Wanneer er ’s avonds een melding binnenkomt over een falende back-up, is de reflex niet langer om zelf onmiddellijk in te grijpen.